Centro de Custos
Parte III
Sua Empresa Transparente Para Você...
No artigo anterior, Centro de Custos – Parte II, estendemos nossa planilha em colunas, representando o peso dos custos de determinadas despesas que serão rateadas entre os centros, por não pertencerem ao grupo de despesas diretas.
Definimos então área em m2, quantidade de colaboradores, folha de pagamento, despesas com refeitório, depreciação de máquinas e equipamentos, consumo kWh e telefonia, além dos respectivos pesos que cada centro representa no contexto geral.
Lembro ainda que, em qualquer momento poderemos inserir outras colunas e linhas conforme nossa necessidade.
Agora vamos trabalhar as regras de negócios de outros grupos de planilhas que vão receber os lançamentos e alimentar a Planilha Padrão do Centro de Custos. Precisamos de mais algumas tabelas básicas de domínio, então, vamos ao trabalho.
Abra uma nova planilha (pasta de trabalho) no excel e a partir de agora, todas as planilhas que iremos desenvolver, iremos criar uma nova aba nesta nova pasta de trabalho, exceto, para a planilha padrão do centro de custos, afinal, esta planilha já criamos.
Cadastro de Tipos Pessoas
Esta tabela define parâmetros de pessoas em geral, podendo ser Pessoa Física, Pessoa Juridica, Prestador de Serviços, Cliente, Colaborador ou ainda podem identificar cargos especificos, pessoas em sociedade ou tipos de instituições.
Código do Cliente
Tipo de Pessoa – Física ou Jurídica
Cadastro de Pessoas
Esta tabela armazena dados de pessoas em geral, sejam, pessoas físicas, jurídicas, colaboradores e outros, mantendo dados básicos como nome ou razão social, endereço, bairro, cidade, CEP, UF, Documentos e registros de pessoa jurídica.
Código da Pessoa
Escolha o Tipo de Pessoa – Física ou Jurídica – Os dados deste campo são padronizados e pré-cadastrados na tabela de domínio Tipo de Pessoa
Razão Social se for pessoa jurídica e nome se for pessoa física.
Endereço
Bairro
Cidade
CEP
UF
Nome de Contato
Telefone Fixo
Celular
Fax
CPF
RG
CNPJ
Insc. Estadual
Site
Conta-Corrente
Cadastro de Grupos de Despesas
Esta tabela define a classificação de despesas em geral. Estes grupos de despesas não estão associados ao Centro de Custos e sim ao Demonstrativo do Resultado do Exercício. Vamos criar esta tabela antecipadando às regras de negócios para o cálculo do DRE, mas, para tornar mais transparente e melhorar nossa compreensão, vamos utiliza-la em nosso trabalho.
Cadastro da Planilha Padrão do Centro de Custos
Esta tabela foi desenvolvida nos artigos Centro de Custos – Parte I e Centro de Custos – Parte II. É a nossa Planilha Padrão do Centro de Custos, onde está disposto todos os centros e devidos pesos das despesas, portanto, não vamos detalhar nenhuma informação neste momento.
Cadastro de Contas
Esta tabela é o repositorio das contas correntes que a instituição opera.
Código da Conta
Número da Conta e Nome do Banco
Telefone Fixo
Celular
Nome do Gerente de Contas
Cadastro de Classificação das Despesas
Lembrando que apesar desta tabela fazer referência com o DRE – Demonstrativo do Resultado do Exercício, ela está sendo criada e no momento oportuno falamos sobre ela.
Planilha de Contas a Pagar
É nesta tabela que vamos efetuar os lançamentos da movimentação dos compromissos financeiros com fornecedores. É através dela que obtenho o total das despesas referente ao período em exercício, classificadas por Centro de Custos, Fornecedores ou Grupos de Despesas.
Os lançamentos devem ser efetuados por ordem de data de emissão, ou seja, por regime de competência. A planilha faz 3 (três) consistências básicas relacionadas às tabelas de domínio, não permitindo efetuar lançamentos em centro de custos, fornecedores ou grupos de despesas inexistentes. Em todas estas 3 (três) colunas, insiro um combobox, componente responsável por fazer a ligação das tabelas de domínio com a planilha de contas a pagar.
Data da Emissão
Escolha a classificação de despesa que se enquadra a sua despesa. Vale lembrar que este campo tem valores pré-cadastrados e a inclusão de novas classificações deverão ser feitas na tabela de domínio Classificação das Despesas.
Tal qual o campo classificação das despesas, este campo Centro de Custos tem a mesma finalidade. Você deve escolher a conta do centro de custos que melhor se enquadra com sua despesa. Por serem dados previamente cadastrados, qualquer alteração de conta deverá ser feita através da tabela de domínio Planilha Padrão.
Escolha neste campo o nome fornecedor de produtos ou serviços que gerou a despesa. Estes dados também são pré-cadastradas e qualquer insersão de novos fornecedores deverão ser feitos através da tabela de dominio Pessoas.
Descreva um breve histórico sobre a transação
Entre com o número da nota fiscal referente à despesa.
Entre com o valor total da nota fiscal.
Entre com a parcela 1/X
Entre com o vencimento do documento.
Entre com o valor subtraindo o desconto ou acrescendo o acréscimo.
Entre com a Data do Pagamento
Entre com a conta débito
Entre com a conta crédito
Entre com o valor pago
Finalizamos aqui o desenvolvimento das planilhas que reportarão ao centro de custos. Em um outro momento pretendo ainda escrever mais um artigo e finalizar o tema Centro de Custos.
O próximo artigo será sobre como popular as tabelas de domínio e simular os lançamentos em um determinado período para que possamos ver como as planilhas funcionam na prática e como a integração das mesmas trazem as respostas para o desenvolvimento do Centro de Custos.
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Entre as diversas técnicas e ferramentas que devem ser adotadas pela sua empresa, seja ela pequena ou média, está a implantação de um centro de custo. Mas você sabe o que é isso? Entende como ele pode ser útil e quais benefícios o centro de custo pode trazer para o seu negócio em longo prazo?
Em nosso próximo encontro – Centro de Custos – Parte IV, o tema será sobre como popular as tabelas de domínio e simular os lançamentos em um determinado período para que possamos ver como as planilhas funcionam na prática e como a integração das mesmas trazem as respostas para o desenvolvimento do Centro de Custos.
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