Centro de Custos
Parte II
Sua Empresa Transparente Para Você...
No artigo anterior, Centro de Custos – Parte I, vimos o conceito de centro de custos, opiniões de outros especialistas, definimos o critério de departamentalização da organização, finalizamos o organograma departamental, apresentamos a pirâmide organizacional e a partir dela, estruturamos as contas sintéticas de grau I.
Posteriormente estendemos estas contas em linhas, com os centros de custos analíticos pertencentes a elas, ou seja, logo abaixo de cada conta sintética, foram inseridos as contas analíticas, sendo elas, os centros pertecentes àquela conta sintética, tais como departamentos e setores que formam a organização como um todo. São contas sintéticas que comumente acumulam valores.
Abaixo destas contas, serão lançados as despesas pertencentes àquele centro, em conformidade com o regime de competencia (data de emissão). As despesas que requerem rateio terão seus pesos definidos neste artigo e em alguns casos, vamos utilizar da subjetividade para determinar os pesos.
A partir de agora, neste artigo Centro de Custos – Parte II, vamos estender a planilha em colunas. Este processo, nos dará a possibilidade de determinar critérios de rateio, levantar e definir parâmetros de cálculos para determinar a participação de cada centro no centro dentro do contexto, definir como serão tratados os centros e como a planilha deverá se comportar.
O que vamos fazer aqui em alguns casos, é definir um peso para alguns indicadores que queremos monitorar. As primeiras informações que precisamos, requer conhecimento profundo e exatidão o nosso espaço físico e estrutura de pessoal.
Sua próxima atribuição neste momento é, de posse da planta baixa da instituição em mãos, preencha esta planilha Check-List, que serão a base para e elaboração da segunda parte da planilha padrão.
Caso tenha dúvida ao preencher o check-list, corra atrás da informação, consulte alguém que possa lhe ajudar a levantar estas informações. Cabe a você levantar estes dados de todos os setores existentes dentro do espaço físico da instituição, tais como, departamentos, setores, parques, praças, quadras, galpões, área de plantio, enfim, tudo que está disponível e que seja de responsabilidade da instituição.
Estendendo os Centros em Colunas
Implemente sua planilha inserindo 3 (três) colunas com os títulos LOCALIZAÇÃO, ÁREA M2 e PESO ÁREA (%), logo após a coluna TP de sua planilha padrão, conforme abaixo:
Nesta coluna, você deve inserir as informações levantadas no check-list. Neste caso, preencha o campo com informações que identificam a localização do centro de custo dentro do imóvel.
Nesta coluna, você deve inserir as informações levantadas no check-list. Neste caso, preencha o campo com o valor referente ao tamanho do espaço em m2.
Esta informação é o resultado da equação -> (Área – M2 x 100)/ Total Geral da Área da Institução
Outra informação importante é conhecer a quantidade de colaboradores disponíveis na organização, o peso de cada departamento/Setor quando comparados ao total de colaboradores, o valor da folha de pagamento dos setores e o peso que representa quando comparado ao total da folha.
Implemente sua planilha inserindo mais 4 (quatro) colunas com os títulos QTDADE COLAB, PESO (%) COLAB, FOLHA PAGTO, PESO (%) FOLHA conforme planilha abaixo:
Nesta coluna, você deve inserir as informações levantadas no check-list. Neste caso, preencha o campo com o valor que representa a quantidade de colaboradores que trabalham no departamento/setor.
Esta informação é o resultado da equação -> (Qtdade Colab x 100)/ Total Geral de Colaboradores no Departamento
Nesta coluna, você deve inserir as informações levantadas no check-list. Neste caso, preencha o campo com o valor que representa o total da folha de pagamento daquele departamento/setor.
Esta informação é o resultado da equação -> (Folha Pagto x 100)/ Total Geral da Folha de Pagamento
Conforme a planilha vai se estendendo em colunas, nossa imagem vai perdendo a resolução em função da quantidade de células. Se necessário, pressione a tecla ctrl do teclado e role o scroll do mouse para cima ou para baixo para ajustar o zoom.
Muito importante ressaltar que a empresa fornece lanche nas manhãs e tardes do expediente. O famoso cafezinho com pão. Para facilitar a identificação do custo mensal desta despesa por colaborador, vamos trabalhar com a frequência diária no refeitório. Suponhamos que um colaborador vá pelo menos 1 (uma) vez ao dia no refeitório. Significa então que durante a semana, de segunda-feira a sábado ele frequenta 6 (seis) vezes o refeitório, considerando que o mês tem 4 (quatro) semanas, então sua frequência é 24 vezes por mês no refeitório. Caso o colaborador vá pelo menos 2 (duas) vezes ao dia no refeitório, basta multiplicar o peso por 2 (dois) – 24 x 2 = 48, e assim sucessivamente.
Vale lembrar que este cálculo é feito para apenas um colaborador, sendo necessário fazer a mesma análise para todos os colaboradores disponíveis no centro.
Implemente sua planilha inserindo mais 2 (duas) colunas com os títulos FREQUÊNCIA REFEITÓRIO, PESO (%) REFEITÓRIO, conforme planilha abaixo:
Nesta coluna, você deve inserir as informações levantadas no check-list. Neste caso, preencha o campo com o valor que representa a quantidade de vezes que os colaboradores que trabalham no departamento/setor frequentam o refeitório.
Esta informação é o resultado da equação -> (Frequência Refeitório x 100)/ Total Geral de Frequencias no Refeitrório.
Conforme a planilha vai se estendendo em colunas, nossa imagem vai perdendo a resolução em função da quantidade de células. Se necessário, pressione a tecla ctrl do teclado e role o scroll do mouse para cima ou para baixo para ajustar o zoom.
Outro tópico importante que não podemos deixar de abordar é a depreciação, onde inclusive já falamos sobre o tema neste artigo. Para maiores informações procure outros artigos na internet.
Vamos implementar novamente a planilha inserindo mais 2 (duas) colunas com os títulos VALOR DEPRECIAR, PESO (%) DEPRECIAR, conforme planilha abaixo:
Nesta coluna, você deve inserir as informações levantadas no check-list. Neste caso, preencha o campo com o valor que representa o montante a depreciar das máquinas, equipamentos e edificações deste centro.
Esta informação é o resultado da equação -> (Valor Depreciar x 100)/ Total Geral a Depreciar no Departamento
Monitorar o consumo de energia em kWh em nossa residência, pode significar uma economia de até 40% em alguns casos. Imagine se pudermos fazer isto em uma organização? Pois é exatamente isto que vamos fazer aqui.
Para facilitar o controle de expansão de carga, é necessário que registremos toda a carga disponível na rede, entretanto, isto deverá ser feito de acordo com os centros de custos descritos.
Sua próxima atribuição é pegar um lápis e um caderno e visitar todos os departamentos e setores da organização, anotando toda a carga disponível em cada departamento ou setor.
A informação referente ao consumo de cada aparelho normalmente está exposta em uma etiqueta adesiva contida no produto, no manual ou Selo Procel de Economia de Energia.
Como exemplo vamos calcular o consumo de um aparelho de ar condicionado levando em consideração o consumo diário de um aparelho menor ou igual a 10.000 BTU, que tem uma potência de aproximadamente 600 Watts.
Horas Utilizadas no dia: 08 horas
Potência do Ar: 600 Whatts
Cálculo: 600/1000 * 8 = 4,8 kWh de consumo diário
Este resultado você vai multiplicar pelo custo unitário cobrado em sua conta.
Vamos implementar novamente a planilha inserindo mais 2 (duas) colunas com os títulos CONSUMO KWh, PESO (%) KWh, conforme planilha abaixo:
Nesta coluna, você deve inserir as informações levantadas no check-list. Neste caso, preencha o campo com o valor que representa o custo total dos aparelhos ligados naquele departamento/setor, conforme o cálculo de consumo apresentado.
Esta informação é o resultado da equação -> (Consumo Kw/h x 100)/ Total Geral do Consumo mensal no Departamento
Outra despesa considerada relevante nas organizações é telefonia. Sem um PABX que faça a bilhetagem por centro, não podemos ter o controle sobre ela diretamente no centro, mas podemos monitora-la através do peso.
Este é um caso típico em que usaremos a subjetividade para determinar o peso, entretanto, esta subjetividade utilizada está dentro de uma lógica prática. Vamos fazer uma estimativa de consumo de telefonia, baseada em demanda.
Considere uma analogia entre o departamento do telemarketing e o almoxarifado como exemplo.
É possível concluir que a demanda por telefonia no departamento de telemarketing seja bem superior ao departamento de almoxarifado.
Vamos trabalhar baseado neste raciocínio.
Então, mais uma vez, vamos implementar a planilha inserindo mais 2 (duas) colunas com os títulos TELEFONIA, PESO (%) TELEFONIA, conforme planilha abaixo:
Nesta coluna, você deve inserir as informações levantadas no check-list. Neste caso, preencha o campo com o valor que representa o custo total da telefonia naquele departamento/setor, conforme a analogia apresentada no texto.
Esta informação é o resultado da equação -> (Consumo Telefonia x 100)/ Total Geral do Consumo de Telefonia mensal no Departamento
Sabemos no entanto que a planilha nos permite controlar não somente a estas despesas, mas, a qualquer momento você poderá inserir mais colunas ou linhas e tornar sua planilha mais analítica. Os centros inseridos nesta planilha poderão ser realocados conforme a necessidade da informação. No momento vamos encerrar este artigo e preparar para outra etapa do processo.
No próximo encontro – Centro de Custos – Parte III, vamos criar uma planilha simples para o lançamento dos eventos, alocação de custos, controle de vencimentos e documentos pagos. Estes lançamentos referem-se s despesas mensais gerada por seus respectivos centros. Vamos criar também pelo menos 2 (duas) tabelas de domínio no qual a planilha fará consultas prévias.
CEO | Pós-Graduação Latu-Senso em Controladoria e Finanças Corporativas
Tecnólogo em Análise e Desenvolvimento de Sistemas | Técnico em Contabilidade
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Para fazer com que sua empresa tenha um ritmo de crescimento acelerado hoje, é importante se preparar em muitos aspectos, utilizando equipamentos e estratégias avançadas e que se destacam no mercado.
Entre as diversas técnicas e ferramentas que devem ser adotadas pela sua empresa, seja ela pequena ou média, está a implantação de um centro de custo. Mas você sabe o que é isso? Entende como ele pode ser útil e quais benefícios o centro de custo pode trazer para o seu negócio em longo prazo?
Em nosso próximo encontro – Centro de Custos – Parte III, vamos trabalhar as regras de negócios de outros grupos de planilhas que vão receber os lançamentos e alimentar a Planilha Padrão do Centro de Custos.
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