Fevereiro 4, 2017

Centro de Custos – Parte III


No artigo anterior, Centro de Custos – Parte II, estendemos nossa planilha em colunas, representando o peso dos custos de determinadas despesas que serão rateadas entre os centros, por não pertencerem ao grupo de despesas diretas. Definimos então área em m2, quantidade de colaboradores, folha de pagamento, despesas com refeitório, depreciação de máquinas e equipamentos, consumo kWh e telefonia, além dos respectivos pesos que cada centro representa no contexto geral. Lembro ainda que, em qualquer momento poderemos inserir outras colunas e linhas conforme nossa necessidade.

Agora vamos trabalhar as regras de negócios de outros grupos de planilhas que vão receber os lançamentos e alimentar a Planilha Padrão do Centro de Custos. Precisamos de pelo menos 3 (três) tabelas básicas de domínio como abaixo:

1. TABELA DE PESSOAS:

Esta tabela armazena dados de pessoas de pessoas em geral, sejam, pessoas físicas, jurídicas, colaboradores e outros, mantendo dados básicos como nome ou razão social, endereço, bairro, cidade, CEP, UF, Documentos e registros de pessoa jurídica.

2. TABELA DE GRUPOS DE DESPESAS:

Esta tabela é usada para classificar grupos de despesas, agrupando por tipos comuns de despesas. Você poderá classificar resultados por pessoas e grupos de despesas.

3. PLANILHA PADRÃO DO CENTRO DE CUSTOS:

Esta tabela foi desenvolvida nos artigos Centro de Custos – Parte I e Centro de Custos – Parte II. É a nossa Planilha Padrão do Centro de Custos, onde estão dispostos todos os centros e devidos pesos das despesas.

4. CONTAS A PAGAR:

É nesta tabela que vamos efetuar os lançamentos da movimentação dos compromissos financeiros com fornecedores. É através dela que obtenho o total das despesas referente ao período em exercício, classificadas por Centro de Custos, Fornecedores ou Grupos de Despesas.

Os lançamentos devem ser efetuados por ordem de data de emissão, ou seja, por regime de competência. A planilha faz 3 (três) consistências básicas relacionadas às tabelas de domínio, não permitindo efetuar lançamentos em centro de custos, fornecedores ou grupos de despesas inexistentes. Em todas estas 3 (três) colunas, inserimos um combobox, um componente responsável por fazer a ligação das tabelas de domínio com a planilha de contas a pagar.

Após efetuar os lançamentos, reclassifico a planilha por centro de custos e insiro os subtotais automáticos. Assim, obtenho os primeiros resultados do período em exercício.

Na regra acima, “digo” ao excel que insira um subtotal a cada mudança no centro de custos, abaixo dos dados. O resultado é a planilha abaixo abaixo. Destaquei em cor amarela a barra de ferramentas que se forma quando insiro subtotais.

Esta barra de ferramenta é gerada conforme os subtotais estabelecidos. Em nosso caso, possui 3 (três) opções. Se clicarmos na opção número 1 (hum), a planilha mostrará apenas o total da movimentação no mês.

Já na opção número  2 (dois), teremos a planilha identificando o total da movimentação no período, compreendendo subtotais por centro de custo.

Finalmente na opção número 3 (três), teremos a planilha identificando analiticamente todos os lançamentos efetuados em cada centro, identificando o valor total de cada centro de custo.

Ainda pode ser observado nas imagens acima, que a barra de ferramentas gerada pelos subtotais, possui os sinais de +(soma) e – (subtração). Quando o sinal disponível é + (soma), significa que o centro possui contas analíticas disponíveis, que efetivamente foram lançadas naquele centro.

Agora temos os lançamentos de várias despesas efetuadas durante o exercício do período. Cada uma destas despesas foram alocadas em um determinado centro de custo.Temos também a totalização dos centros e este valor deverá ser transferido para a planilha padrão.

 

Em nosso caso, estes valores serão lançados manualmente em nossa planilha. O método que utilizei para obter os subtotais não nos permite transferir estes valores de maneira automatizada, mas, a planilha de contas a pagar pode ser elaborada também de maneira que os subtotais dos centros de custos já estejam definidos em células dentro da planilha, de forma que a cada lançamento de uma despesa, esta célula vai acumulando os valores lançados naquele centro e posteriormente, estas células serão referenciadas na planilha padrão. Desta forma, os dados seriam atualizados automaticamente na planilha padrão.

Para efetuar a transferência destes valores, vamos inserir mais 2 ()duas) colunas na planilha, logo após a coluna LOCALIZAÇÃO.  Estas colunas terão seus títulos definidos como TOTAL DO CUSTO (R$) e PESO (%) DO CUSTO respectivamente.

TOTAL DO CUSTO (R$) – Deverá ser lançado o valor (subtotal) respectivo àquele centro,  definido na planilha de contas a pagar, conforme figura acima.

PESO (%) DO CUSTO – Deverá conter a fórmula =(G9*100)/$I$66  e copiada para todas as outras respectivas células.

Pronto! Temos a primeira prévia de nosso centro de custos. Falta ainda definirmos os rateios que cada centro vai absorver das despesas e dos centros anteriores.

No próximo encontro – Centro de Custos – Parte IV, vamos tratar dos rateios. O modelo de Centro de Custos por Absorção tem particularidades que tornam mais sensível os resultados, exigindo maior sensibilidade na análise e interpretação dos resultados.

Sobre o Autor

Analista e Desenvolvedor de sistemas sob demanda. Aplicações ERP (Enterprise Resource Planning) multi-tier. Entusiasta e focado nas boas práticas da administração. Consultoria e artigos nas área de Custos, Plano de Negócios, Planejamento Estratégico, DRE, Requerimento de Patentes, finanças e outros. Contate-me!


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