Fevereiro 4, 2017

Centro de Custos – Parte II


No artigo anterior, Centro de Custos – Parte I, vimos o conceito de centro de custos, opiniões de outros especialistas, definimos o critério de departamentalização da organização, finalizamos o organograma do Centro de Custos,  apresentamos a pirâmide e a partir dela, estruturamos os contas sintéticas de grau I.

Posteriormente estendemos estas contas em linhas, com os centros de custos pertencentes a elas, ou seja, logo abaixo de cada conta, foram inseridos centros, tais como departamentos e setores que formam a organização como um todo. São contas sintéticas que comumente acumulam valores.

Abaixo destes centros, serão lançados as despesas de forma direta ou indireta, aplicando-se os rateios. Mas isto vamos falar em outro momento.

A partir de agora, neste artigo Centro de Custos – Parte II, vamos estender a planilha em colunas. Este processo, nos dará a possibilidade de determinar critérios de rateio, levantar e definir parâmetros de cálculos para determinar a participação dos centros nos custos, definir como serão tratados os centros e como a planilha deverá se comportar.

Estendendo os centros em colunas:

O que vamos fazer aqui em alguns casos é nada mais que definir um peso para alguns indicadores que queremos monitorar. A primeira informação de que precisamos é conhecer com mais profundidade e exatidão o nosso espaço físico. Cabe a nós, de posse da planta baixa em mãos, percorrer todo o estabelecimento e identificar a localização e a área em m2 de todos os departamentos, setores, parques, praças, quadras, galpões, área de plantio, enfim, tudo que está disponível dentro do espaço físico da organização. Implemente sua planilha inserindo  3 (três) colunas com os títulos LOCALIZAÇÃO, ÁREA M2 e PESO ÁREA (%) que armazenarão estes dados, conforme abaixo:

(*) – Opções marcadas com asterisco podem ser utilizadas como opção de rateio.

Localização:  Nesta coluna, você deve inserir referências para a identificação daquele centro dentro do contexto do espaço físico. Ele será a identificação ou descrição de sua área em m2,

Área em M2: Nesta coluna você vai lançar o total da área referente ao centro (*).

PESO (%) M2: Esta coluna é preenchida automaticamente e não deve ser alterada. Ela representa o peso deste centro em relação a área total(*),  através da fórmula:

(área em m2 *100)/total geral da área da organização.

Esta regra vale para todos os pesos a seguir.

Com estas informações já podemos pensar por exemplo, no custo do m2 da área limpa. Veremos mais adiante!

Observe que foi inserido um totalizador na última linha, que será estendido com as demais colunas.

Outra informação importante é conhecer a quantidade de colaboradores disponíveis na organização, o peso de cada departamento/Setor quando comparados ao total de colaboradores, o valor da folha de pagamento dos setores e o peso que representa quando comparado ao total da folha.

Implemente sua planilha inserindo mais 4 (quatro) colunas com os títulos QTDADE COLAB, PESO (%) COLAB, FOLHA PAGTO, PESO (%) FOLHA conforme planilha abaixo:

QTDADE COLAB:  Nesta coluna, você deve inserir a quantidade de colaboradores disponíveis no centro de custos, conforme a folha de pagamento.

PESO (%) COLAB: Nesta coluna você vai lançar o peso referente a aquela quantidade (*).

FOLHA DE PAGAMENTO: Nesta coluna você vai lançar o total da folha de pagamento no centro de custos, conforme informação do DP.

PESO (%) FOLHA: Esta coluna é preenchida automaticamente e não deve ser alterada. Ela representa o peso deste centro em relação a área total (*).

Conforme a planilha vai se estendendo em colunas, nossa imagem vai perdendo a resolução em função da quantidade de células. Se necessário, pressione a tecla ctrl do teclado e role o scroll do mouse para cima ou para baixo para ajustar o zoom.

Muito interessante agora é lembrar que a empresa fornece lanche nas manhãs e tardes do expediente. O famoso cafezinho com pão. Para facilitar a identificação do custo mensal desta despesa por colaborador, vamos trabalhar com a frequência diária no refeitório. Suponhamos que um colaborador vá pelo menos 1 (uma) vez ao dia no refeitório. Significa então que de segunda-feira a sábado ele vai 6 (seis) vezes na semana, considerando que o mês tem 4 (quatro) semanas, então sua frequência é 24 vezes por mês no refeitório. Caso o colaborador vá pelo menos 2 (duas) vezes ao dia no refeitório, basta multiplicar o peso por 2 (dois) – 24 x 2 = 48, e assim sucessivamente.

Vale lembrar que o cálculo é feito para apenas um colaborador, sendo necessário fazer a mesma análise para todos os colaboradores disponíveis no centro.

Implemente sua planilha inserindo mais 2 (duas) colunas com os títulos CONSUMO REFEITÓRIO, PESO (%) REFEITÓRIO,  conforme planilha abaixo:

CONSUMO REFEITÓRIO:  Nesta coluna, você deve inserir a quantidade vezes que o colaborador frequenta o refeitório no mês.

PESO (%) REFEITÓRIO: Nesta coluna você vai lançar o peso referente ao consumo (*).

Outro tópico importante que não podemos deixar de abordar é a depreciação, onde inclusive já falamos sobre o tema neste artigo.  Para maiores informações procure outros artigos na internet.

Vamos implementar novamente a planilha inserindo mais 2 (duas) colunas com os títulos VALOR DEPRECIAR, PESO (%) DEPRECIAR, conforme planilha abaixo:

VALOR A DEPRECIAR:  Nesta coluna, você deve inserir o valor dos bens a depreciar no mês.

PESO (%) DEPRECIAÇÃO: Nesta coluna você vai lançar o peso referente à depreciação (*).

Monitorar o consumo de energia em kWh em nossa residência, pode significar uma economia de até 40% em alguns casos. Imagine se pudermos fazer isto fazer isto em uma organização? Pois é exatamente isto que vamos fazer aqui. Para facilitar o controle de expansão de carga, é necessário que registremos toda a carga disponível na rede, entretanto, isto deverá ser feito de acordo com os centros de custos descritos.

Agora pegue um lápis e um caderno e visite todos os departamentos e setores da organização, anotando toda a carga disponível em cada departamento e setor. A informação referente ao consumo de cada aparelho normalmente está exposta em uma etiqueta adesiva contida no produto, no manual ou Selo Procel de Economia de Energia.

Como exemplo vamos calcular o consumo de um aparelho de ar condicionado.levando em consideração o consumo diário de um aparelho menor ou igual a 10.000 BTU, que tem uma potência de aproximadamente 600 Watts.

Horas Utilizadas no dia: 08 horas

Potência do Ar: 600 Whatts

Cálculo: 600/1000 * 8 = 4,8 kWh de consumo diário

Este resultado você vai multiplicar pelo custo unitário cobrado em sua conta.

Vamos implementar novamente a planilha inserindo mais 2 (duas) colunas com os títulos CONSUMO KWh, PESO (%)  KWh, conforme planilha abaixo:

CONSUMO KWh:  Nesta coluna, você deve inserir o total do consumo, conforme levantamento feito anteriormente.

PESO (%) KWh: Nesta coluna você vai lançar o peso referente ao consumo (*).

Outra despesa considerada relevante nas organizações é telefonia. Sem um PABX que faça a bilhetagem por centro, não podemos ter o controle sobre ela diretamente no centro, mas podemos monitora-la através do peso. Então, mais uma vez, vamos implementar a planilha inserindo mais 2 (duas) colunas com os títulos TELEFONIA, PESO (%) TELEFONIA, conforme planilha abaixo:

Vamos implementar a planilha inserindo mais 2 (duas) colunas com os títulos TELEFONIA, PESO (%) TELEFONIA, conforme planilha abaixo:

TELEFONIA:  Nesta coluna, você deve inserir o valor referente a telefonia ou a estipulado na bilhetagem.

PESO (%) TELEFONIA: Nesta coluna você vai lançar o peso referente à telefonia (*).

Sabemos no entanto que a planilha nos permite controlar não somente a estas despesas, mas, a qualquer momento você poderá inserir mais colunas ou linhas e tornar sua planilha mais analítica. Os centros inseridos nesta planilha poderão ser realocados conforme a necessidade da informação. No momento vamos encerrar este artigo e preparar para outra etapa do processo.

No próximo encontro – Centro de Custos – Parte III, vamos criar uma planilha simples para o lançamento dos eventos, alocação de custos, controle de vencimentos e documentos pagos. Estes lançamentos referem-se s despesas mensais gerada por seus respectivos centros. Vamos criar também pelo menos 2 (duas) tabelas de domínio no qual a planilha fará consultas prévias.

Sobre o Autor

Analista e Desenvolvedor de sistemas sob demanda. Aplicações ERP (Enterprise Resource Planning) multi-tier. Entusiasta e focado nas boas práticas da administração. Consultoria e artigos nas área de Custos, Plano de Negócios, Planejamento Estratégico, DRE, Requerimento de Patentes, finanças e outros. Contate-me!


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Analista e Desenvolvedor de sistemas sob demanda. Aplicações ERP (Enterprise Resource Planning) em camadas e conexão via internet. Desenvolvimento de sites e e-commerce. Entusiasta e focado nas boas práticas da administração, escreve artigos na internet e desenvolve trabalhos de consultoria nas área de custos por absorção, plano de negócios, planejamento estratégico, plano de ação, demonstrativo do resultado do exercício, petições de requerimento de patentes, gestão de finanças, pessoas e rotinas administrativas em geral. Firmamos parcerias com empreendedores que desejam alavancar suas vendas e seu negócio através da divulgação e vendas de seus produtos em nosso e-commerce. Também desenvolve trabalhos na área de Marketing Digital, implementando estratégias de marketing mix (produto, preço, praça e promoção) e estuda as principais tendências e seus impactos nas decisões de negócios, utilizando os fundamentos de marketing de forma integrada.

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